У світі, де робоча скринька легко перетворюється на нескінченний потік спаму, техноблогер Tech With Tim пропонує доволі приземлений, але показовий сценарій застосування AI‑автоматизацій. Замість чергового «чату з ботом» — повноцінний щоденний workflow, який сам шукає нові листи в Gmail, розставляє пріоритети, визначає, що потребує відповіді, генерує чернетки й архівує звіт у Google Docs. Усе це — без жодного рядка коду, через візуальний редактор платформи GenSpark.

Цей кейс добре показує, як недетермінований AI‑workflow може взяти на себе рутину, з якою традиційні «якщо‑то»‑автоматизації справляються вже погано.
Проблема: сотня листів на день і лише кілька важливих
Відправна точка сценарію — дуже знайома для будь‑кого з відкритою робочою поштою. Автор оцінює, що щодня отримує близько сотні листів, із яких лише 5–10 реально потребують відповіді, а решта — «сміття». Ручне прочісування інбоксу щоранку стає витратною, але водночас надто делікатною задачею, щоб довірити її простим фільтрам на кшталт «якщо тема містить X — перемістити в папку Y».
Традиційна, детермінована автоматизація тут швидко впирається в межі. Вона добре працює, коли можна сформулювати жорстке правило: наприклад, «якщо лист містить слово “receipt”, завантажити його в Google Drive». Але варто тексту трохи змінитися — і сценарій ламається. У випадку з особистою поштою кількість винятків та «дивних» ситуацій лише зростає: різні контексти, тон, непрямі прохання, автоматичні нотифікації, що інколи справді важливі.
Тут якраз і з’являється простір для AI‑workflow’у, де роль «мозку» відіграє LLM, здатна гнучко інтерпретувати вміст листів, а не просто шукати в них ключові слова.
Щоденний тригер: запуск о 9:00 без участі людини
Базова конструкція автоматизації будується навколо простого, часового тригера. У редакторі GenSpark обирається тип «on a schedule», після чого задається розклад: старт, наприклад, «завтра о 9:00» і повторення «щодня».
Це й є точка входу у workflow: щодня о 9 ранку система сама прокидається й запускає послідовність дій. Ніяких «клікнути кнопку», ніяких ручних запусків. Далі вся логіка працює поверх Gmail та Google Drive, підключених як конектори в межах того самого інтерфейсу.
Важливий момент — саме часова прив’язка. Ідея не в тому, щоб реагувати на кожен новий лист миттєво, а в тому, щоб один раз на день зібрати картину за останні 24 години й дати людині зрозумілий, структурований зріз: що сталося, що важливо, де потрібна дія.
Крок 1: Gmail як джерело даних — тягнемо за 24 години
Після тригера першим «інструментальним» кроком у workflow стає модуль Gmail. Замість того щоб вручну компонувати складні пошукові запити, автор у полі інструкції просто формулює завдання природною мовою: знайти всі листи, отримані за останні 24 години.
GenSpark використовує цю фразу як опис для інструмента «search emails». Під капотом платформа вже знає, як перетворити цю інструкцію на правильний виклик до Gmail API з потрібними параметрами. У результаті крок повертає масив листів — фактично, «зріз» пошти за добу.
На цьому етапі ще немає жодного «штучного інтелекту» в розумінні LLM‑моделей. Це звичайне підключення до сервісу, але воно готує поле для наступних, значно «розумніших» операцій.
Крок 2: LLM розставляє пріоритети — high, medium, low
Другий крок — той, де workflow переходить з детермінованого в недетермінований режим. Викликається універсальний крок «Ask GenSpark», який під капотом звертається до LLM. Завдання для моделі формулюється знову ж таки природною мовою: категоризувати всі отримані листи за пріоритетом — високий, середній, низький, причому кожен конкретний лист має потрапити лише в одну категорію.
Таким чином, замість жорстких правил начебто «якщо відправник X — high priority» рішення про важливість делегується моделі. Вона аналізує вміст, контекст, можливо, форматування — усе те, що не так просто втиснути в набір фільтрів. Результатом стає впорядкований набір листів з позначеними рівнями пріоритету.
Цей підхід дає змогу природно працювати з типовим повсякденним інбоксом, де «важливість» рідко залежить лише від одного слова в темі.
Крок 3: що потребує відповіді, а що можна проігнорувати
Пріоритизація — ще не все. Наступний крок знову використовує LLM: тепер уже для класифікації листів за критерієм «потребує відповіді / не потребує відповіді». У полі інструкції з’являється проста формула: категоризувати листи як такі, що потребують reply, або як такі, що не потребують reply.
З погляду корисності це один з ключових шарів автоматизації. Власник пошти не просто бачить, що є «high priority», а що «low», — він отримує зрозумілий перелік завдань: на ці листи треба відповісти, ці можна лише переглянути, ці — повністю ігнорувати.
Знову ж таки, рішення приймає не заздалегідь виписане правило, а модель, яка аналізує формулювання в листі: чи містить він пряме прохання, запит на уточнення, дедлайни, чи це просто нотифікація або розсилка.
Крок 4: автоматичні чернетки відповідей — без натискання «Send»
Щойно сформовано список листів, що потребують відповіді, workflow робить наступний логічний крок: доручає LLM автоматично підготувати чернетки відповідей.
В окремому кроці «Ask GenSpark» формулюється інструкція: для всіх листів, які потребують reply, створити чернетку відповіді й надіслати ці чернетки в наступному повідомленні всередині самого workflow. Важливе уточнення на фінальному етапі: система не повинна надсилати листи автоматично, а лише запропонувати тексти відповідей у звітному документі.
Це суттєво знижує ризики — людина залишається «останньою інстанцією», яка вирішує, чи відправляти пропонований текст, змінювати його, чи проігнорувати. Але при цьому зникає найбільш рутинна частина роботи: вигадувати формулювання, вітання, пояснення тощо для десятка схожих ситуацій.
Як показує тестовий запуск, у готовому документі з’являються цілком робочі чернетки — з чітким зазначенням адресата і контексту. Наприклад, якщо в пошті є нотифікація про скасування якоїсь підписки, система пропонує ввічливий запит із проханням підтвердити подальші дії.
Крок 5: єдиний щоденний звіт і архів у Google Docs
Щоб перетворити все це на зручний «продукт» для користувача, потрібен фінальний формат. Для цього в workflow додається ще один крок з LLM: зібрати в один звіт усю сконсолідовану інформацію з попередніх етапів.
Інструкція для моделі виглядає так: сформувати репорт, у якому буде зрозуміло, які листи мають високий, середній та низький пріоритет, і для листів, що потребують відповіді, вивести текст підготовлених чернеток. Окремо підкреслюється: не надсилати ці листи, а лише надати їх у звітному форматі, придатному для щоденного перегляду.
Після цього workflow звертається вже не до LLM, а до інтеграції з Google Docs. Останній крок — «create document» з інструкцією: взяти сформований звіт і зберегти його як новий документ у Google Drive з поточною датою в назві, щоб зберігати історію щоденних сканів.
У результаті користувач отримує дві речі. По‑перше, щоденний, структурований огляд пошти в одному документі. По‑друге, повноцінний архів таких дайджестів, до якого можна повернутися за потреби — наприклад, щоб пригадати, які листи були критичними минулого тижня.
Від ручної рутини до AI‑асистента інбоксу
Після першого тестового запуску автоматизації стає помітно, як змінюється саме сприйняття пошти. Замість «відкрити Gmail і витратити пів години на розгрібання» з’являється ранковий ритуал: відкрити один документ, переглянути кілька блоків — «high», «medium», «low» пріоритет, перелік листів, які вимагають відповіді, — і взяти знизу готові чернетки.
Фактично, роль людини зміщується з «поштового фільтра» до «редактора й арбітра»: перевірити, чи коректно розставлені пріоритети, чи доречні чернетки, і завершити дію кількома натисканнями кнопки «відправити».
Сама ж автоматизація залишається досить гнучкою. Усе зібрано з окремих кроків — тригера, інструмента Gmail, кількох звернень до LLM і інтеграції з Google Docs. Їх можна коригувати: змінювати часовий період (наприклад, не 24 години, а останні 48), точніше формулювати критерії, або зовсім перенести звіти не в документи, а в інші інструменти.
Головний ефект — не в «магії AI», а в тому, що одна добре продумана зв’язка інструментів бере на себе повторювану й ментально виснажливу роботу з інбоксом. Там, де раніше був хаос зі ста листів, тепер є щоденний digest із чітко видимими 5–10, яким справді варто присвятити увагу.
Джерело
YouTube — Build 3 AI Automations From Scratch – Complete Beginner Guide















