Когда над одним документом трудится несколько человек, согласовать их действия даже при помощи электронной почты довольно сложно. Если каждый редактирует локальную копию, их потом нужно сверять и сводить, что чревато ошибками и задержками. В интернете есть сервисы, которые позволяют группе людей редактировать файлы в облаке одновременно, при этом сразу видя результат работы. Они очень просты, и о них мы расскажем далее.
Google Docs
Одна из самых популярных платформ не только для коллективного редактирования, но и вообще для облачной работы документами – это Google Docs. Она поддерживает все распространенные типы файлов. В пакет входит текстовый и табличный редакторы, а также сервис для создания презентаций.
Для того чтобы работать там, необходимо иметь Google-аккаунт – это единственное препятствие, да и то несущественное, ведь та же почта Gmail является одной из самых популярных в мире.
Чтобы начать коллективную работу над документом, после его создания необходимо разослать приглашения для участия в процессе. Они отправляются на электронную почту, после чего адресат получает ссылку на него. Пользователи могут не только просматривать, но и редактировать содержимое, а количество их не ограничено.
Для общения внутри есть система комментариев, примечаний и уведомлений об изменении документов. Конечно, на расстоянии это не очень удобно (в таком случае можно, например, пользоваться «Скайпом»), а вот в офисе такая система оправдывает себя: в случае каких-либо вопросов их можно обсудить лично. Интерфейс сервиса также довольно понятен. Тут есть возможность структурирования и сортировки файлов по папкам, само расположение документов напоминает списки писем в почтовике, а окно редактирования – упрощенную версию привычных настольных редакторов.
Office Web Apps
Компания Microsoft славится своими офлайновыми офисными приложениями. Они пользуются заслуженной популярностью как на платформе Windows, так и на Mac. А вот в онлайн-работе с документами редмондцы пока проигрывают Google, хотя и стараются наверстать упущенное. Для этого у них есть сервисы Office Web Apps, который работает в рамках Microsoft Office 365 и является его частью. Это набор веб-приложений, которые позволяют работать с документами, сохраненными в облачном сервисе компании – OneDrive?. Сюда относятся текстовые документы, таблицы и презентации.
Для того чтобы сделать доступ к файлу публичным или предоставить его ограниченному кругу лиц, нужно выбрать соответствующие опции в меню файла. В случае, если доступ дается только некотором людям, им на почту нужно выслать приглашение со ссылкой, после его они смогут начать работу. Редактирование происходит в режиме online – любое изменение сразу автоматически сохраняется. Чтобы координировать свою работу, можно пользоваться встроенными примечаниями и комментариями, которые доступны как по тексту в целом, так и для конкретных его частей. При этом для редактирования доступны все основные функции настольных версий офисных программ от Microsoft.
Как и за десктопные версии, за пользование Microsoft Office 365 придется заплатить. Цена подписки составляет 63,99 грн в месяц.
Draft
Этот молодой сервис, которому всего два года, еще мало известен в Украине. Но, тем не менее, Draft заслуживает внимания. Одна из причин этого – возможность контроля изменения версий. Если над документом работает несколько человек, каждый может посмотреть, как он выглядел до вмешательства того или другого пользователя.
Работает сервис только с текстом, а из инструментов форматирования доступны самые базовые: изменение размера шрифта и его вида, а также работа с HTML-кодами и сносками. Для начала работы нужно зарегистрироваться. Сделать это можно с помощью Facebook или создав аккаунт с нуля. Но протестировать возможности службы можно и без этого – там есть демо-режим, регистрация для которого не нужна (но и файл не сохраняется).
Сам процесс работы довольно прост. Для того чтобы пригласить коллег или друзей к совместному редактированию, нужно разослать всем приглашения по почте. Эта кнопка находится в правом столбике, и, что важно, там можно задать уровень доступа к документу – только комментирование или редактирование. После того как приглашение получено, можно приступать непосредственно к работе над текстом. Общение тут происходит при помощи комментариев: по выделению и нажатию специальной кнопки появляется поле, куда надо вписать текст. Еще одна особенность сервиса – для сохранения результата работы необходимо согласие всех пользователей.
Пользоваться онлайн-редактором можно бесплатно. А можно платить $3,99 в месяц и получать доступ к регулярным обновлениям (обычным пользователем они доступны значительно позже) и дополнительным функциям.
Penflip
Если большинство сервисов заточены на работу с конкретными файлами, то Penflip функционирует по немного другой схеме. Новые документы называются проектами, а их сборники – книгами. Проекты могут храниться в учетной записи (чтобы приступить к работе, нужно потратить 20 сек на регистрацию), но файлами их назвать нельзя: таковыми они становятся только при сохранении на ПК или другое устройство. При этом можно выбрать формат сохранения, например doc, html, pdf или epub. Когда же объект находится на сервере, формат не играет никакой роли.
Приглашение друзей к редактированию документа традиционное – через электронную почту. Правда, схема тут несколько другая: одновременно работать с текстом нельзя. Пользователь может послать ссылку на документ коллеге, тот внесет правки и отправит обратно. Просмотрев их, автор принимает решение, продолжать работать с новой версией или остаться на старой. Таким образом, система заточена максимум на двух людей – вовлечение большего количества редакторов наверняка вызовет путаницу.
Что касается интерфейса, то он предельно прост. Доступны инструменты базового форматирования, колонтитулы, цитирование, вставка ссылок и изображений. Пользоваться Penflip можно совершенно бесплатно.
