Технічні неполадки з комп’ютером погано впливають на продуктивність праці, але не поспішайте хапатися за телефон: фахівцям є чим зайнятися і без наших проблем. До того ж варто спробувати кілька універсальних порад, перш ніж звертатися по допомогу.
Ранок п’ятниці. Енді Меллон, архітектор баз даних, сидить у себе за столом в ІТ-відділі і вже вп’яте намагається увійти у свій комп’ютер. Але пароль знову не підходить, і тепер система блокує доступ. Він звертається до фахівця техпідтримки, і той цікавиться, чи не міняв Меллон недавно пароль. Меллон б’є себе по лобі: звичайно, адже він поміняв пароль саме в кінці минулого тижня. «Я намагаюся не міняти пароль по п’ятницях, тому що в понеділок вже не можу про це згадати, – пояснює він. – Але цього разу все одно поміняв».
Меллон визнає, що це була безглузда помилка: щось подібне кожен день роблять менш досвідчені користувачі, яким він сам допомагає розбиратися з проблемами. «Нашому відділу щодня доводиться мати справу з безліччю найдивовижніших запитів», – говорить він.
За останні кілька років більшість із нас стали набагато краще розбиратися в техніці, та й самі технології зробили крок вперед. Але компанії, як і раніше, страждають від дрібних збоїв комп’ютерних систем, які віднімають у співробітників дорогоцінний час.
Час – це гроші
Згідно з опитуванням, проведеним Robert Half Technology, кадровою компанією у сфері ІТ, кожен співробітник щодня витрачає на боротьбу з різними неполадками в середньому 22 хвилини. За рік виходить 91 годину, або більше двох робочих тижнів.
«Це неприпустимо багато», – вважає Німа Мірпурян, керівник філії Robert Half Technology в Торонто.
Джоб Браун, керівник веб-розробки в Interior Goods Direct, компанії з продажу жалюзі з Уейкфілда, з цим повністю згоден. Коли він прийшов у компанію два роки тому, щоб очолити ІТ-відділ, він зауважив, що комп’ютери працюють занадто повільно, і це позначається на продуктивності.
За його підрахунками, щогодини співробітник витрачає 2,5 хвилини на те, щоб дочекатися, поки його комп’ютер завантажить інформацію або відреагує на запит. На тиждень виходило 49 годин, що, навіть якщо виходити з мінімального розміру заробітної плати у Великобританії, обходилося компанії в 352 фунти стерлінгів (442 долари США) на рік.
Прогрес не наздогнати
Існує безліч причин, через які співробітникам і роботодавцям і раніше доводиться стикатися з проблемами у сфері ІТ. Але головна з них полягає в тому, що інформаційні технології сьогодні використовуються все ширше і безперервно розвиваються, відзначає Меллон.
Десять років тому бунтували тільки комп’ютери, тепер же до них приєдналися смартфони, планшети і так далі. Ми використовуємо в роботі безліч програм, і кожною з них треба навчитися користуватися, але ж ще й регулярно виходять нові версії. Здається, варто нам звикнути до якоїсь технології, як вона вже застаріває, і нам доводиться починати все спочатку.
«Постійно виходять оновлення. Додатки починають працювати по-іншому, іноді доводиться довго шукати, куди поділися потрібні функції», – підтверджує Меллон.
Допоможи собі сам
Мало хто замислюється про це, але в ІТ-відділі є чим зайнятися і без наших проблем. Звичайно, фахівці з ІТ прийдуть на допомогу, якщо щось трапиться, але в більшості з них є маса більш серйозних завдань: вони забезпечують стабільність корпоративної мережі, роблять резервне копіювання даних, стежать за кібербезпекою, перевіряють нові програми, закуповують техніку і так далі .
Технічні труднощі, звичайно, знижують ефективність нашої роботи, але якщо ми будемо скаржитися фахівцям на кожен «чих» комп’ютера, то вони не зможуть як слід виконувати інші свої обов’язки.
За минулі десять років люди встигли познайомитися з комп’ютерами ближче, говорить Браун, і сьогодні ми цілком можемо розібратися з деякими питаннями самостійно, не набираючи номер техпідтримки.
Комп’ютер почав «гальмувати»? Спробуйте перезавантажити його, це часто допомагає. В офісному принтері закінчилося чорнило? Поставте новий картридж самі. Подібні дрібниці можуть заощадити вам і вашим колегам з ІТ-відділу і час, і нерви.
«Потрібно спочатку перевірити, чи вистачить власних сил, – каже Браун. – І лише потім, якщо техніка все ж відмовляється підкорятися, дзвонити фахівцям».
Потрібне навчання
У тому, що щось не працює, часто немає провини співробітника. Якщо людину не навчили правильно поводитися зі складною програмою, вона буде раз у раз підносити сюрпризи. У таких випадках мінімізувати технічні негаразди – завдання керівництва: для цього необхідно навчити співробітників ефективно користуватися всіма програмними засобами, підкреслює Мірпурян.
Наймаючи нового співробітника, слід навчити його користуватися тими програмами, які йому знадобляться в роботі. Особливо складні системи можуть потребувати регулярних занять.
Випускаючи оновлення, слід роз’яснювати співробітникам, що змінилося, і вчити їх працювати в новому середовищі. Це ж стосується і апаратного забезпечення: якщо встановлюється новий комп’ютер, співробітникам треба показати, як ним користуватися. З’явився новий принтер – продемонструйте, як змінювати в ньому картридж.
«Якщо організація впроваджує нову технологію, вона повинна простежити, щоб співробітники її освоїли на належному рівні, – каже Мірпурян. – Це підвищить ефективність праці і водночас дозволить зняти зайве навантаження з технічного відділу, якому не доведеться мати справу з валом дріб’язкових запитів».
За матеріалами: BBC
