Як додати підпис в Outlook: Windows, веб, Mac, Android та iOS

Підпис в Outlook економить час і робить листи виглядати професійно. Можна створити кілька підписів і обрати, які з них будуть автоматично додаватися до нових листів та відповідей.

Нижче – актуальні кроки для нового Outlook для Windows, класичної версії, веб-версії, Outlook для Mac та мобільних застосунків на Android і iOS.

Підпис в Outlook для Windows (новий та класичний)

У новому та класичному Outlook для Windows налаштування підпису зараз ховаються в одному і тому ж розділі параметрів.

1. Відкрийте Outlook на комп’ютері.
   
   У новому Outlook натисніть значок шестірні у правому верхньому куті та виберіть пункт на кшталт «Переглянути всі параметри Outlook» або «Параметри пошти». У класичному Outlook натисніть Файл → Параметри → Пошта.
2. Знайдіть розділ Підписи або Електронні підписи і відкрийте його. Відкриється вікно з вкладкою «Підпис електронної пошти».
3. Якщо у вас кілька облікових записів, у верхньому списку виберіть потрібну адресу.
4. Натисніть кнопку Створити підпис / Новий, введіть назву (лише для зручності, її бачите тільки ви) та підтвердьте.
5. У великому полі редагування нижче введіть текст підпису: ім’я, посаду, телефон, сайт. За потреби додайте логотип чи іконки соцмереж через кнопку вставки зображення.
6. Збережіть зміни у вікні підпису.
7. У блоці Підпис за замовчуванням оберіть, який підпис використовувати для Нових повідомлень та для Відповідей/пересилань. Якщо хочете вставляти підпис вручну, залиште «Немає».
8. Натисніть ОК, щоб закрити налаштування.

Щоб вставити підпис вручну в новому листі, у вікні створення повідомлення натисніть кнопку Підпис (може ховатися в меню «…») і виберіть потрібний варіант.

Підпис у веб-версії Outlook (Outlook.com та Outlook on the web)

Інтерфейс Outlook у браузері зараз дуже схожий для Outlook.com та корпоративних облікових записів Microsoft 365.

1. Відкрийте Outlook у браузері та увійдіть у свій обліковий запис.
2. Натисніть значок шестірні у правому верхньому куті й унизу панелі параметрів оберіть «Переглянути всі параметри Outlook» (або схожий пункт «Переглянути всі налаштування»).
3. У лівій колонці відкрийте розділ Пошта, далі – підрозділ Написати та відповісти (Compose and reply).
4. У секції підписів натисніть Створити новий підпис, дайте йому назву та введіть текст у поле редактора. Можна відформатувати текст, додати посилання та вставити зображення.
5. Нижче оберіть, який підпис автоматично додавати для нових повідомлень і для відповідей/пересилань. Якщо бажаєте додавати підписи вручну, виберіть варіант без підпису.
6. Збережіть зміни та закрийте вікно параметрів.

Щоб додати підпис вручну під час написання листа, у вікні нового повідомлення натисніть кнопку Підпис або пункт «Вставити підпис» у меню «…» і виберіть потрібний підпис.

Підпис в Outlook для Mac

На macOS Outlook має власне вікно для роботи з підписами, але логіка така сама: спочатку створюєте підпис, потім вказуєте, де його використовувати.

1. Запустіть Outlook на Mac.
2. У верхньому рядку меню macOS оберіть Outlook → Параметри (Preferences).
3. Відкрийте розділ Signatures / Підписи.
4. Натисніть кнопку + (Add / Додати), щоб створити новий підпис.
5. У полі редагування праворуч введіть текст підпису, за потреби використовуйте форматування та вставку зображень.
6. Задайте назву підпису (Name / Ім’я підпису), щоб потім легко його впізнати.
7. У нижній частині вікна виберіть для кожного облікового запису, який підпис використовувати за замовчуванням для New messages та Replies/forwards, або залиште «None», якщо хочете вставляти підпис вручну.
8. Закрийте вікно параметрів – зміни збережуться автоматично.

Під час створення нового листа на Mac можна замінити або додати інший підпис через меню Message → Signature або через кнопку «Підпис» у полі створення листа.

Підпис у мобільному Outlook (Android та iOS)

У мобільному застосунку Outlook на Android та iPhone / iPad налаштування виглядають майже однаково. Тут підписи простіші: текстові, без складного HTML та макетів.

1. Відкрийте застосунок Outlook на телефоні або планшеті.
2. Торкніться свого аватара/іконки облікового запису у верхньому лівому куті, щоб відкрити бічне меню.
3. У нижній частині меню натисніть значок шестірні, щоб перейти до налаштувань.
4. У розділі Mail / Пошта знайдіть пункт Signature / Підпис і відкрийте його.
5. За замовчуванням ви побачите стандартний текст підпису від Outlook. Видаліть його й введіть свій підпис. Якщо вмикаєте опцію Per account signature / Окремі підписи для кожного облікового запису, налаштуйте текст підпису для кожної адреси окремо.
6. Поверніться назад із налаштувань – зміни зберігаються автоматично.

Після цього підпис автоматично додаватиметься до всіх нових листів, що надсилаються з мобільного Outlook. Якщо потрібно, ви завжди можете відредагувати або видалити його безпосередньо в тілі листа перед відправленням.

Важливо: Outlook не синхронізує «красивий» HTML-підпис між усіма пристроями. Якщо на комп’ютері у вас складний підпис із логотипами та блоками, на телефоні він, швидше за все, буде простим текстом. Щоб листи виглядали однаково, краще зробити окрему спрощену версію підпису для мобільних застосунків.