Деякі типи документів, такі як юридичні договори, рахунки, інструкції тощо, можуть мати повторення певних самих назв і слів у всьому документі. Не друкуйте їх щоразу воучну. У Microsoft Word ви можете створити автоматично повторювані поля, щоб додаток позбавив вас необхідності дублювати повторювані слова вручну.
Наприклад, ви можете вставити у Word порожнє поле [Компанія], що представляє текст-заповнювач, який автоматично замінюватиметься на назву вашої компанії.
Крок 1: Створіть властивість документа
Властивості документа в Microsoft Word — це відомості про файл, також відомі як метадані. Наприклад, документ може мати автора, тему, категорію або компанію, і ви можете вставити ці властивості у свою роботу як текстові поля або використовувати їх для пошуку документа в Провіднику Windows.
Натисніть «Файл» > «Інформація» або натисніть «Alt» > «F» > «I», щоб переглянути властивості вашого документа.
Однак одним із способів використання інструмента властивостей документа Word є додавання налаштованого повторюваного текстового поля.
На вкладці «Вставлення» на стрічці натисніть «Швидкі частини» та наведіть курсор на «Властивості документа». Проскануйте список властивостей, щоб побачити, чи є категорія, яка підходить для повторюваних деталей, які ви хочете додати. Клацніть на ній, щоб додати.
Щоб додати текст перед полем на початку рядка або після поля в кінці рядка, натисніть клавішу Home або End. Переконайтеся, що ви випадково не додали зайвий текст у самі поля, оскільки цей вміст повторюватиметься у вашому документі, коли ви копіюєте поле в іншому місці.
Якщо, наприклад, назва компанії не вказана в метаданих, для заміни [компанія] на назву вашої компанії, у спадному меню «Швидкі частини» > «Властивості документа», клацніть «Анотація».
Змініть назву поля з Анотація на «Компанія». Для цього після вибору поля «Анотація» клацніть «Властивості» в групі «Елементи керування» на вкладці «Розробник».
Якщо ви не бачите вкладки «Розробник» на стрічці, клацніть правою кнопкою миші будь-яку з інших вкладок і виберіть «Налаштувати стрічку». Потім у діалоговому вікні Параметри Word, що з’явиться, установіть прапорець «Розробник» у меню праворуч і натисніть «ОК».
У діалоговому вікні «Властивості керування вмістом» змініть поля «Заголовок» і «Тег» відповідно до типу даних, які вони міститимуть, і натисніть «OK».
Тепер ви маєте бачити, що текстове поле перейменовано на «Компанія». Далі ви можете клацнути додане поле і вставити правильні дані. Вміст текстового поля з міткою «Компанія» буде змінено на назву вашрї компанії.
Крок 2: Додайте повторювані поля
Тепер, коли ви налаштували текстові поля, настав час дублювати їх у всьому документі.
Є кілька способів зробити це, але найкращий спосіб – вибрати поле одним клацанням миші, а потім клацнути вкладку імені поля. Ви дізнаєтесь, що правильно вибрали поле, коли воно буде виділено сірим кольором.
Потім натисніть Ctrl+C, щоб скопіювати це поле.
Тепер, коли ваш курсор знаходиться в тому місці, де ви хочете дублювати це поле, натисніть Ctrl+V.
Зверніть увагу, як поле та текст, який воно містить, копіюються в це дубльоване місце. Крім того, вставлене текстове поле автоматично приймає стиль тексту, який використовується в абзаці.
Крок 3: Змініть вміст повторюваних полів
Припустимо, я хочу змінити ім’я компанії в контракті. Для цього клацніть будь-яке з дубльованих полів «Компанія», і просто змініть його вміст. Клацніть мишкою поза цим полем, усі екземпляри цього поля оновлюються автоматично.
Крок 4. Збережіть свою роботу як шаблон
Тепер, коли ви зібрали документ із дубльованими полями, що автоматично оновлюються, збережіть його як шаблон для повторного використання . Натисніть клавішу F12, дайте своєму шаблону відповідну назву, змініть поле «Зберегти як тип» на «Шаблон Word» і натисніть «Зберегти».
Тепер, коли ви відкриваєте нове вікно Word, натисніть «Новий» і знайдіть свій шаблон.
Щойно ви клацнете шаблон, щоб відкрити його, натисніть клавішу F12, щоб зберегти його як новий документ Word.
