Некоторые типы документов, такие как юридические договоры, счета, инструкции и т.п., могут иметь повторение определенных названий и слов во всем документе. Не печатайте их каждый раз. В Microsoft Word вы можете создать автоматически повторяющиеся поля, чтобы приложение избавило вас от необходимости дублировать повторяющиеся слова вручную.
К примеру, вы можете вставить в Word пустое поле [Компания], представляющее текст-заполнитель, который будет автоматически заменяться на название вашей компании.
Шаг 1: Создайте свойство документа
Свойства документа в Microsoft Word – это сведения о файле, также известные как метаданные. Например, документ может иметь автора, тему, категорию или компанию, и вы можете вставить эти свойства в свою работу в качестве текстовых полей или использовать их для поиска документа в Проводнике Windows.
Нажмите «Файл» > «Информация» или нажмите «Alt» > «F» > «I» для просмотра свойств документа.
Однако одним из способов использования инструмента свойств документа Word является добавление настроенного повторяющегося текстового поля.
На вкладке «Вставка» на ленте нажмите кнопку «Быстрые части» и наведите курсор на «Свойства документа». Просканируйте список свойств, чтобы увидеть, есть ли категория, подходящая для повторяющихся деталей, которые вы хотите добавить. Щелкните на ней, чтобы добавить.
Чтобы добавить текст перед полем в начале строки или после поля в конце строки, нажмите клавишу Home или End. Убедитесь, что вы случайно не добавили лишний текст в сами поля, поскольку это содержимое будет повторяться в документе при копировании поля в другом месте.
Если, например, название компании не указано в метаданных, для замены [компания] на название вашей компании, в раскрывающемся меню «Быстрые части» > «Свойства документа», щелкните «Аннотация».
Измените название поля с Аннотация на «Компания». Для этого после выбора поля «Аннотация» щелкните «Свойства» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик».
Если вы не видите вкладки «Разработчик» на ленте, щелкните правой кнопкой мыши любую из других вкладок и выберите «Настроить ленту». Затем в появившемся диалоговом окне Параметры Word установите флажок «Разработчик» в меню справа и нажмите «ОК».
В открывшемся диалоговом окне «Свойства управления содержимым» измените поля «Заголовок» и «Тег» в соответствии с типом данных, которые они будут содержать, и нажмите «OK».
Теперь вы должны видеть, что текстовое поле переименовано в «Компания». Далее можно щелкнуть добавленное поле и вставить правильные данные. Содержимое текстового поля с меткой «Компания» будет изменено на название вашей компании.
Шаг 2: Добавьте повторяющиеся поля
Теперь, когда вы настроили текстовые поля, пора дублировать их во всем документе.
Есть несколько способов сделать это, но лучший способ – выбрать поле одним щелчком мыши, а затем щелкнуть вкладку имени поля. Вы узнаете, что правильно выбрали поле, когда оно будет выделено серым цветом.
Затем нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать это поле.
Теперь, когда курсор находится в том месте, где вы хотите дублировать это поле, нажмите Ctrl+V.
Обратите внимание, как поле и текст, содержащийся в нем, копируются в это дублированное место. Кроме того, вставленное текстовое поле автоматически принимает стиль текста, используемого в абзаце.
Шаг 3: Измените содержимое повторяющихся полей
Предположим, я хочу сменить имя компании в контракте. Для этого щелкните любое из дублированных полей «Компания» и просто измените его содержимое. Щелкните мышкой вне этого поля, все экземпляры этого поля автоматически обновляются.
Шаг 4. Сохраните работу как шаблон
Теперь, когда вы собрали документ с автоматически обновляемыми дублированными полями, сохраните его как шаблон для повторного использования . Нажмите F12, дайте своему шаблону соответствующее название, измените поле «Сохранить как тип» на «Шаблон Word» и нажмите «Сохранить».
Теперь, когда вы открываете новое окно Word, нажмите кнопку «Новый» и найдите свой шаблон.
Как только вы щелкните шаблон, чтобы открыть его, нажмите клавишу F12, чтобы сохранить его как новый документ Word.
