Потрібні вам дані можуть надійти у вигляді PDF-фотографії чи скріншота, що не дозволяє одразу їх обробити. Введення цієї інформації вручну може займати неприйнятно багато часу. В Microsoft Excel є можливість імпортувати дані з фотографії.
Крок 1: Перетворіть дані у зображення
Припустимо, вам надіслали скан таблиці у PDF-файлі. Оскільки файл являє собою відскановане зображення, ви не можете просто скопіювати текст, оскільки вміст не зберігається у вигляді реального тексту. Ви також можете зіткнутися з тією ж проблемою при копіюванні даних з веб-сайту — якщо б вони були завантажені у вигляді зображення.
Замість цього ви можете зробити знімок екрану з даними і імпортувати його в свій аркуш Excel. Відкривши файл PDF, зображення, веб-сторінку або інше джерело, натисніть PrtScn на клавіатурі Windows. Якщо у вас немає клавіші PrtScn натисніть Win + Shift + S, або, якщо ви використовуєте Mac, натисніть Shift + Cmd + 4.
Переконайтеся, що скриншот екрана з даними скопійовано в буфер обміну.
Тепер, коли знімок екрану збережено у буфері обміну, ви готові перейти до роботи в Excel.
Крок 2: Імпорт зображення у вигляді даних
Відкрийте файл Microsoft Excel, у який ви хочете помістити дані. Це може бути нова книга або вкладка, або робочий лист, який вже містить дані.
Потім, коли скопійовані дані все ще будуть у вашому буфері обміну, відкрийте вкладку “Дані” на стрічці та натисніть кнопку “Отримати дані”. Звідти наведіть курсор на “З інших джерел” і “рисунок”, а потім натисніть кнопку “Малюнок з буфера обміну”.
Ви також можете використовувати цей метод для імпорту даних зі знімка екрана або іншого зображення, збереженого на вашому пристрої. Для цього натисніть “Зображення з файлу” замість “Зображення з буфера обміну” і використовуйте діалогове вікно “Вставити зображення”, щоб знайти і вибрати відповідне зображення.
На цьому етапі Excel аналізує дані з малюнка. Це може зайняти декілька додаткових секунд, якщо знімок екрана містить багато даних, але навіть в цьому випадку процес не повинен займати занадто багато часу.
Крок 3: Усуньте проблеми і вставте дані
Як тільки Excel завершить оптимізацію вашого імпортованого знімка екрану на бічній панелі “Дані з малюнка”, він виділить будь-які потенційні проблеми, з-за яких він не зовсім впевнений, чи правильно скопійовані дані. Це більш імовірно, якщо отримане зображення містить нечіткий текст або переривчасті лінії.
Клацніть і перетягніть край даних з бічної панелі малюнка вліво, щоб збільшити його розмір і, таким чином, надати собі більше місця для роботи з даними.
Натисніть “Переглянути”, щоб вирішити першу проблему, і, якщо вам потрібно внести які-небудь зміни, виберіть відповідну комірку на бічній панелі і відредагуйте її текстове поле. Коли ви будете задоволені внесеною зміною (або якщо ніяких змін не потрібно), натисніть “Прийняти” і перейдіть до наступного запиту, клацнувши стрілку вправо.
Після того як ви вивчите всі питання, кнопка “Переглянути” стане сірою, і дані будуть готові до вставки в вашу електронну таблицю. Щоб запустити цей процес, після вибору комірки на вашому аркуші, куди ви хочете помістити ліву верхню клітинку скопійованих даних, натисніть “Вставити дані”.
Якщо Excel виявляє, що імпортовані дані будуть ігнорувати існуючі дані на вашому аркуші, програма автоматично вставить додаткові стовпці або рядки, щоб запобігти цьому.
Крок 4: Відформатуйте і використовуйте дані
На цьому процес імпорту даних завершено. Завершіть налаштування таблиці, створивши форматування даних та інші опції таблиці Excel, щоб ви могли легко фільтрувати інформацію і використовувати назви стовпців у формулах. Наприклад, ви можете хотіти змінити форматування деяких стовпців, щоб Excel розпізнавав їх як дати.
