На початку листопада всі 840 тисяч співробітників компанії NHS England отримали однаковий електронний лист. У ньому говорилося, що їх додали в список розсилки. Це повідомлення, помилково надіслане одним з їхніх колег, викликало масштабну реакцію. Тисячі одержувачів просили виключити їх зі списку розсилки та коментували відповіді своїх колег на злощасний лист. Усього нарахувалося близько 186 відповідей.
Подібний інцидент з помилковим вживанням кнопки «Відповісти всім» можна назвати винятковим. Проте з багатьма хоча б раз траплялося щось таке ж неприємне. Співробітники компанії Thomson Reuters, наприклад, пам’ятають лист, відправлений всім 33 тис. працівникам. Ця помилкова розсилка викликала поштову катастрофу, на усунення якої знадобився цілий робочий день.
А в жовтні один з редакторів аналітичного видання Barron’s випадково розіслав усім співробітникам листа про майбутні скорочення персоналу. У цьому випадку відповідати ніхто не став, але багатьох ця новина приголомшила.
Бесіди, які утворюються в результаті натискання кнопки «Відповісти всім», перевантажують поштові системи і заважають нам працювати. А якщо раптом щось піде не так, відправник може потрапити в незавидне становище. При цьому, як правило, всі ці відповіді приносять малу користь.
Позитивний ефект «Відповісти всім»
Однак час від часу набридливе листування все ж дає позитивні результати. Деякі компанії навіть рекомендують своїм співробітникам користуватися функцією «Відповісти всім» і вважають, що це тільки на краще.
Одна з них – Scorely, компанія, яка надає дрібному бізнесу послуги кредитного моніторингу. Одного разу двоє її співробітників посварилися в електронному листуванні – один із них пропонував внести зміни в проект, а інший не погоджувався на це. Свідками їхньої гарячої суперечки стали інші семеро співробітників компанії, на чиї адреси надходили копії листів.
«Коли все це відбувалося, у мене було заплановано кілька зустрічей, які йдуть одна за одною без перерви, але щоразу, дивлячись на телефон, я бачив, що в усіх повідомлень, що надходять, одна і та ж тема, – говорить один з директорів компанії Шон Порат. – Я зрозумів, що виникла якась позаштатна ситуація».
Порат відчув, що пора розрядити ситуацію, і відправив всім ще одну відповідь. У ній він оцінив ентузіазм своїх колег і запросив їх на вечерю, щоб обговорити проблему. Увечері того ж дня всі співробітники вирушили вечеряти разом. Вони обговорили питання зі зміною проекту, поговорили про інші справи і просто гарно провели час. Так у них з’явилася традиція раз на два тижні всім колективом збиратися за вечерею.
«Той ланцюжок листів був по-справжньому корисним для нашої компанії, – говорить Порат. – Без неї ми б не пішли вечеряти, і у нас не було б такого чудового корпоративного заходу».
Згуртування колективу
Мері Уоллер, професор організаційних наук з канадської бізнес-школи Шулих, теж вважає, що ланцюжок листів, який з’являється при численних відповідях усім, здатний принести користь. Залежно від того, як на них відреагують співробітники, ці повідомлення можуть послужити одним із способів згуртування колективу.
Якщо співробітники почнуть відправляти смішні відповіді, а його відправник оцінить цей гумор, то вся ситуація обов’язково перетвориться на веселий тімбілдинг. За словами Уоллер, дослідження показують, що гумор на робочому місці допомагає підвищити креативність співробітників, знижує стрес і покращує взаєморозуміння.
«Головне, щоб відправник міг перетворити свою помилку на жарт – тоді це буде смішно, – каже вона. – У такому разі колеги можуть почати змагатися один з одним за те, хто придумає найсмішнішу гостроту».
Листування з численними колегами також може бути корисним в екстрених ситуаціях, які вимагають швидкої комунікації. Так, наприклад, бригада швидкої допомоги може відправити повідомлення про пацієнта в критичному стані, а чергові на атомній електростанції можуть скористатися функцією «Відповісти всім», якщо станеться аварія.
«Такий спосіб спілкування дозволяє створити загальну ментальну модель, що сприяє розумінню ситуації, – говорить Уоллер. – Виникає бесіда, в ході якої кожен дізнається щось нове й, у свою чергу, повідомляє, що відомо йому. У підсумку ми одержуємо ефективний обмін інформацією».
За словами Ейпріл Мазіні, експерта в галузі відносин та етикету, вся ця плутанина з листами дозволяє нам краще пізнати людей, які працюють з нами в одному офісі. Ваш колега може відправити кмітливу відповідь на подібний лист або, навпаки, перетворити все на жарт. Його дії можуть багато що про нього розповісти.
«Ситуація з помилково відправленим листом служить своєрідним лакмусовим папірцем, – каже вона. – Ви можете розчаруватися в людині, але це краще, ніж мати стосовно неї якісь ілюзії».
Ціна помилки
Президент Barron’s Ед Фін отримав від головного редактора газети повідомлення, в якому йшлося про майбутні добровільні поглинання. У відповіді на нього він запитав, чи призведуть останні до скорочення персоналу. Але цю відповідь він помилково розіслав усім співробітникам видання Wall Street Journal. Співробітники компанії ще нічого про це не знали, і багато з них були відверто розчаровані.
За словами Уоллер, у більшості випадків, на щастя, єдиним наслідком відправлення листа всім колегам стає конфуз. Тим не менш, якщо помилка була надто серйозною, кар’єра відправника може опинитися під загрозою. «Особливо якщо цей інцидент назавжди залишається в корпоративній культурі і його передають з вуст у вуста, – каже вона. – Звучить це приблизно так: «А пам’ятаєш, як такий-то натиснув «Відповісти всім»?»
Переваги листування всіх з усіма
У компанії, де працює Мікаела Крон, відповіді всім завжди використовуються тільки в благих цілях. Коли в Duolingo, фірму, яка пропонує послуги онлайн-навчання іноземним мовам, приходить новий співробітник, директор надсилає йому вітальний лист, поставивши в копію всіх інших колег. Протягом дня кожен з них відправляє новачкові власні привітання, і ці повідомлення, як правило, отримує кожен із 75 співробітників компанії.
У свій перший робочий день Крон отримала 40 повідомлень, і майже всі вони були прочитані і її колегами. Те ж саме відбувається, коли хтось святкує день народження. Вона не звикла отримувати так багато вітальних повідомлень, але розуміє, що ця традиція допомагає компанії зміцнювати свою корпоративну культуру. «Ми – як одна велика родина, завжди підтримуємо один одного, – говорить вона. – Це видно з усіх цих бесід, адже вони дуже позитивні».
За матеріалами: BBC
