Спільно вирішувати робочі питання та бути вільним від прив’язки до офісного столу? Цілком можливо. Складати списки справ, працювати з документами, обговорювати статті та зауваження до них – хмарні програми дозволять віртуально знаходитися у центрі офісного життя. А в реальності можна перебувати вдома, у відпустці чи на канікулах – знадобиться лише швидкісний доступ в інтернет. Ось три найзручніших для того інструменти.
Одним з найвідоміших засобів для групової роботи є пакет офісних програм Google Docs, який став результатом злиття двох компонентів – текстового процесора Writely та електронних таблиць Google Spreadsheets. Останні створили компанії Upstartle та 2Web Technologies, а згодом їх купив Google, який додав до Google Docs хмарний накопичувач Google Drive – з ним зручніше обмінюватися файлами.
Для роботи в цьому офісному пакеті потрібно мати обліковий запис Google, після чого можна редагувати, організовувати в папки, імпортувати, експортувати та публікувати текстові документи, таблиці і презентації популярних офісних форматів у системі, інтерфейс якої нагадує Office 2003.
Особливої зручності при спільній роботі над документами надає вбудований контроль та порівняння версій. Завдяки цьому можна відлучитися від проекту на певний час, а потім вивчити всі зміни, які внесли у файли колеги.
Окрім інтеграції з Google Drive, цей хмарний пакет має додатки для роботи на мобільних пристроях – планшетах та смартфонах, оскільки веб-версія у браузері не пристосована до сенсорного інтерфейсу.
Спільно працювати над документами у Google Docs можна в реальному часі – система помічає правки кожного користувача різним кольором, і можна одразу бачити зміни. Сервіс також підтримує скрипти Google Apps Script, які відкривають широкі можливості для автоматизації, створення інтерактивних документів тощо. До того ж Google Docs пропонує більше інструментів, ніж Office Online. Наприклад, можна додавати та редагувати текстові поля, форми, малюнки, математичні формули, обрізати зображення.
У Google Docs також є певні недоліки, найголовніший з яких – те, що він іноді псує документи зі складним форматуванням або може взагалі відмовитися відкривати подібні. Цей офісний пакет також не має настільного клієнта, і працювати з ним можна лише в браузері.
Багато компаній як корпоративний стандарт використовують офісний пакет Microsoft, і в такому разі для віддаленої роботи зручніше буде користуватися його онлайновою версією. Microsoft Office Online – це онлайнове доповнення до звичних додатків Word, Excel, PowerPoint і OneNote, яке для роботи вимагає лише сумісний браузер та доступ в інтернет.
Для роботи у веб-версії знадобиться обліковий запис Microsoft, і його перевагою над Google Docs є поліпшена сумісність з офісними форматами.
Документи у Office Online зберігаються у хмарному накопичувачі OneDrive, на який можна записувати файли і з офлайнового Office. Завдяки цьому колеги в офісі можуть працювати у настільних версіях офісного пакету, а віддалені співробітники приєднаються до них через онлайн-версію.
Користуватися Office Online на планшетах та смартфонах незручно – він також не пристосований до сенсорного інтерфейсу. Для цього Microsoft розробила мобільні додатки для популярних операційних систем, які можна завантажити з відповідних магазинів програм.
Хоча Office Online сама Microsoft називає доповненням до настільної версії офісного пакету, ці онлайнові програми мають обмежену функціональність. Наприклад, у Word Online неможливо створювати чи змінювати стилі, додавати в документ текстові поля, форми чи фігури SmartArt. Окрім цього, часто бувають конфлікти з форматуванням, і зроблений у настільному Word документ може зіпсуватися.
Компанія Apple також пропонує користувачам веб-версії своїх офісних програм iWork for iCloud, доступ до яких можна отримати з браузера.
За наявності облікового запису Apple ID користуватися iWork можна безоплатно через сайт iCloud.com. Усі три додатки – текстовий процесор Pages, редактор таблиць Numbers та редактор презентацій Keynote – зараз проходять бета-тестування, і Apple регулярно оновлює їх. Наприклад, нещодавно Pages отримала додаткові можливості перенесення тексту, а також нові шаблони. Keynote тепер може редагувати діаграми всередині імпортованих файлів. Numbers отримала новий дизайн у редакторі таблиць та допрацьовані меню.
Як і інші онлайнові пакети, iWork for iCloud має іноді певні складнощі з правильною роботою з документами. У Pages, наприклад, буває неможливо відредагувати таблицю, а шрифти змінюються на інші. А Numbers може відмовитися вираховувати дати – звична функція в Excel. І якщо в останньому відкрити збережену в iWork електронну таблицю, тоді він може видати попередження: «Документ експортували з Numbers. Кожну таблицю конвертували в книгу Excel. Будьте уважними, оскільки обрахування формул може відрізнятися у Excel».
